Những kinh nghiệm – Thủ thuật sắp xếp, lưu trữ hồ sơ kế toán

Sắp xếp, lưu trữ chứng từ rất quan trọng trong việc quản lý và đặc biệt làm thế nào cho thuận tiện nhất khi cơ quan thuế xuống thanh kiểm tra thì những giấy tờ nào cần phải có nhanh và đầy đủ nhất thì kế toán chúng mình cần chuẩn bị và sắp xếp như sau:

  1. HỒ SƠ KHAI THUẾ NĂM  
– Báo cáo tài chính
– Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp
– Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân

 + QUÝ:
– Tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
– Tờ khai thuế Thu nhập cá nhân

+ THÁNG:
– Tờ khai thuế giá trị gia tăng

+ HÓA ĐƠN:
Nếu là hóa đơn đặt in cần có:
– Hợp đồng in hóa đơn (kèm biên bản hủy kẽm,biên bản giao nhận hóa đơn, thanh lý hợp đồng…)
– Thông báo phát hành hóa đơn

+ CÁC HỒ SƠ KHÁC:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh
– Tờ khai thuế môn bài
– Mẫu 08 về đăng ký tài khoản ngân hàng
– Mẫu 06 về đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp thuế GTGT khấu trừ (đối với DN có doanh thu dưới 1 tỷ năm 2012 đến 2013)
– Giấy nộp tiền và bảng kê các khoản phát sinh và nộp ngân sách nhà nước

 2. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN:  
Chứng từ gốc mua vào (hóa đơn mua vào từ 20 triệu trở lên kẹp với ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bán ra xếp theo thứ tự kê khai của tờ khai thuế GTGT.
Ngoài ra hóa đơn mua vào, bán ra phô tô để kẹp với các chứng từ khác:
– Phiếu thu: kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT, cuống séc rút tiền TK ngân hàng và các chứng từ liên quan khác…
– Phiếu chi: kẹp với hóa đơn mua vào, giấy nộp tiền vào TK ngân hàng, đề nghị tạm ứng và các chứng từ liên quan khác
– Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
– Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3
– Phiếu kế toán khác
– Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN
– Sổ phụ tài khoản ngân hàng
(Tất cả các phiếu đều được đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn)

 3.SỔ KẾ TOÁN : (hình thức nhật ký chung)  
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký thu tiền
– Sổ nhật ký chi tiền
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh
– Sổ chi tiết tài khoản
– Sổ quỹ tiền mặt
– Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)
– Bảng trích khấu hao tài sản cố định
– Thẻ tài sản cố định
– Bảng phân bổ CCDC
– Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa
– Thẻ kho
– Sổ chi tiết công nợ phải thu
– Sổ chi tiết công nợ phải trả
– Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính
– Sổ chi tiết tiền vay
Các sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN

 4. HỢP ĐỒNG:  
– Hợp đồng mua vào
– Hợp đồng bán ra
– Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).
– Hồ sơ dự toán quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)
– Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.

 5. HỒ SƠ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG:  
– Hồ sơ của người lao động
– Hợp đồng lao động
– Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương…
– Bảng chấm công
– Bảng thanh toán tiền lương
– Đăng ký giảm trừ gia cảnh
– Bảng cam kết 23/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN
– Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN
– Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
– Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền BH

Nguồn: Webketoan