Kế toán các quỹ DN bao gồm quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi.

Các quỹ này được hình thành bằng cách trích một tỷ lệ nhất định từ phần lợi nhuận để lại DN theo quy định của chế độ tài chính và từ một số nguồn khác (cấp dưới nộp, cấp trên cấp bổ sung, do các thành viên góp…). Các quỹ DN được sử dụng cho từng mục đích chi tiêu riêng. Cụ thể:

- Quỹ đầu tư phát triển: được sử dụng cho các mục đích mở rộng, phát triển SXKD, đầu tư theo chiều sâu, mua sắm, xây dựng TSCĐ, cải tiến và đổi mới dây chuyền sản xuất, đổi mới công nghệ, bổ sung vốn kinh doanh, tham gia liên doanh, mua cổ phiếu, góp cổ phần, trích nộp lên cấp trên hoặc cấp bổ sung cho cấp dưới,… Thực chất, quỹ đầu tư phát triển là để bổ sung vốn điều lệ.

- Quỹ dự phòng tài chính: được dùng để bù đắp những tổn thất, thiệt hại tài sản, công nợ không đòi được hay bù lỗ trong kinh doanh,…

- Quỹ khen thưởng: dùng khen thưởng cho tập thể, cá nhân trong và ngoài DN đóng góp nhiều thành tích đến kết quả kinh doanh của DN (khen thưởng thi đua cuối quý, cuối năm…), trích nộp lên cấp trên,…

- Quỹ phúc lợi: dùng chi tiêu cho các nhu cầu phúc lợi công cộng, trợ cấp khó khăn, mục đích từ thiện, trích quỹ nộp lên cấp trên, sửa chữa và xây dựng công trình phúc lợi, …

- Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu: phản ánh các khoản quỹ khác (nếu có) như quỹ dự trữ quốc gia; quỹ hỗ trợ những người hy sinh, chết, mất khả năng lao động, quỹ thưởng Ban điều hành công ty, …

Việc sử dụng kế toán các quỹ nói trên phải thực hiện công khai theo quy định của Nhà nước. Công ty chỉ được chi các quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ thưởng Ban quản lý điều hành công ty sau khi thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả.

Để theo dõi nguồn hình thành và sử dụng các quỹ xí nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

  • Tài khoản 414 “Quỹ đầu tư phát triển”.
  • Tài khoản 415 “Quỹ dự phòng tài chính”.
  • Tài khoản 418 “Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu”
  • Tài khoản 431 “Quỹ khen thưởng, phúc lợi”
    • Tài khoản 4311 “Quỹ khen thưởng”
    • Tài khoản 4312 “Quỹ phúc lợi”
    • Tài khoản 4313 “Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ”

Tạp chí thuế kế toán

 

Các tài khoản trên có kết cấu chung như sau:

Bên Nợ: các nghiệp vụ làm giảm quỹ của DN

Bên Có: các nghiệp vụ làm tăng quỹ của DN

Dư Có: số quỹ DN hiện có

Các nghiệp vụ liên quan đến việc hình thành và sử dụng các quỹ DN được kế toán phản ánh như sau:

Trích quỹ DN từ lợi nhuận sau thuế (tạm trích hàng tháng, quý và trích quỹ bổ sung khi duyệt quyết toán hàng năm):

Nợ TK 421: giảm lợi nhuận dùng bổ sung quỹ.

Có TK liên quan (414, 415, 418, 4311, 4312): tăng quỹ DN tương ứng.

Tăng quỹ DN do cấp trên chuyển đến:

Nợ TK liên quan (111, 112…)

Có TK liên quan (414, 415, 418, 4311, 4312): tăng quỹ DN tương ứng.

Bổ sung quỹ đầu tư phát triển từ quỹ phúc lợi:

Nợ TK 431 (4312): giảm quỹ phúc lợi.

Có TK 414: tăng quỹ đầu tư phát triển.

Ghi tăng quỹ dự phòng tài chính do được bồi thường từ phía các đơn vị, cá nhân gây thiệt hại:

Nợ TK liên quan (111, 112, 151, 156…)

Có TK 415: tăng quỹ dự phòng tài chính

Kết chuyển giảm quỹ DN khi mua sắm, xây dựng TSCĐ hoàn thành, bàn giao, đưa vào sử dụng:

Nợ TK 414: giảm quỹ đầu tư phát triển

Nợ TK 431 (4312): giảm quỹ phúc lợi

Có TK 411: tăng nguồn vốn kinh doanh, hoặc

Có TK 431 (4313): tăng quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (nếu sử dụng cho phúc lợi công cộng).

Dùng quỹ đầu tư, quỹ phúc lợi bổ sung vốn XDCB:

Nợ TK liên quan (414, 4312): giảm quỹ đầu tư phát triển.

Có TK 441: tăng nguồn vốn đầu tư XDCB.

Nộp lên cấp trên hoặc cấp cho cấp dưới theo quy định hoặc điều đi đơn vị khác (nếu có):

Nợ TK liên quan (414, 415, 418, 4311, 4312): giảm quỹ DN tương ứng.

Có TK liên quan (336, 111, 112…)

Phản ánh số quỹ dự phòng tài chính giảm do bù đắp các trường hợp thiên tai, hỏa hoạn, mất mát, hư hỏng, bồi thường tai nạn,…

Nợ TK 415: giảm quỹ dự phòng tài chính

Có TK liên quan (111, 152, 154, 155, 156,…)

Số lỗ từ kinh doanh được xử lý bù đắp từ quỹ dự phòng tài chính:

Nợ TK 415: giảm quỹ dự phòng tài chính

Có TK 421: xử lý số lỗ từ kinh doanh.

Bổ sung vốn kinh doanh từ quỹ dự phòng tài chính theo quyết định của cấp có thẩm quyền:

Nợ TK 415: giảm quỹ dự phòng tài chính

Có TK 411: tăng nguồn vốn kinh doanh.

Số tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả cho người lao động.

Nợ TK 431 (4311): giảm quỹ khen thưởng.

Có TK 334: số quỹ khen thưởng phải trả người lao động.

Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi tham quan, nghỉ mát, chi văn hóa, văn nghệ, chi từ thiện, trích nộp lên cấp trên…

Nợ TK 431 (4312): giảm quỹ phúc lợi

Có TK liên quan (111, 112…)

Ghi giảm quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ khi xác định hao mòn vào cuối năm:

Nợ TK 431 (4313): giá trị hao mòn của TSCĐ

Có TK 214: trích hao mòn vào cuối niên độ.

Khi thanh lý, nhượng bán số TSCĐ hình thành bằng quỹ phúc lợi dùng cho phúc lợi công cộng:

Nợ TK 214: giá trị hao mòn lũy kế

Nợ TK 431 (4313): giảm quỹ phúc lợi theo giá trị còn lại.

Có TK 211: nguyên giá TSCĐ giảm.

Chia quỹ dự phòng tài chính cho cổ đông, cho liên doanh, cho các thành viên… (khi DN giải thể hoặc khi sử dụng không hết):

Nợ TK 415: giảm quỹ dự phòng tài chính

Có TK liên quan (111, 112…)

Phân chia số quỹ DN còn lại cho các thành viên khi DN giải thể, thanh lý (nếu còn):

Nợ TK liên quan (414, 415, 418, 4311, 4312): số còn lại được phân chia