Hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy, hạch toán NVL phải bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL.

Xem thêm: khái niệm về kế toán nguyên vật liệu

Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư.

1. Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kì, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Sổ sách kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.

Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL.

Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau:

THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU

Số thẻ: …..     Số tờ: …..

Tên vật tư:………………………………………………………………………………………………………

Số danh điểm: ………………………………………………………………………………………………..

Đơn vị tính:………………………………………   Kho: ……………………

Chứng từ

Trích yếu

Đơn giá

Nhập

Xuất

Tồn

Ghi chú

SH

Ngày tháng

SL

TT

SL

TT

SL

TT

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU

Tháng…… năm…….

Số danh điểm

Tên vật liệu

Tồn đầu tháng

Nhập trong tháng

Xuất trong tháng

Tồn cuối tháng

SL

TT

SL

TT

SL

TT

SL

TT

Cộng

 

Sơ đồ 2.1: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song

2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển

Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết NVL là phương pháp đối chiếu luân chuyển.

Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở  phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu” và dựa vào các bảng kê này để ghi vào “Số luân chuyển NVL”. Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển NVL”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ khối lượng  công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển như sau:

BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU

Danh điểm vật liệu

Tên vật liệu

Đơn vị tính

Giá hạch toán

Số lượng chứng từ

Số lượng

Số tiền

Kho

Kho

Cộng

 

SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN

Kho: …………..         Năm: ……………..

Số danh điểm

Tên vật liệu

Đơn vị tính

Đơn giá

Số dư đầu T1

Luân chuyển tháng 1

Số dư đầu T2

Số lượng

Số tiền

Nhập

Xuất

Số lượng

Số tiền

SL

TT

SL

TT

 

Sơ đồ 3.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển

Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển

3. Phương pháp số dư

Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết NVL thích hợp nhất là phương pháp số dư.

Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”.

Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVl được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để trị giá thành tiền NVL nhập xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng lũy kế nhập, xuất tồn” (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ  tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”. Từ “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.

Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dần đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy, phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao.